Recepción de productos
El documento Recepción de productos registra la entrada física de mercancías en el almacén y actualiza las existencias. Si la recepción está relacionada con una Orden de compra, también permite controlar qué productos se han recibido y cuáles siguen pendientes.
La recepción y la Factura recibida son operaciones independientes: los productos pueden llegar antes o después de la factura del proveedor.
La Recepción de productos solo está disponible cuando está activada la gestión de almacén. Si está desactivada, no se pueden crear documentos de almacén y las Órdenes de compra no muestran el estado de recepción.
Crear una recepción
Puedes crear una Recepción de productos de dos formas:
- directamente desde la lista de recepciones, mediante «Crear»;
- a partir de una Orden de compra.
Cuando creas la recepción desde una Orden de compra, el programa propone los productos y las cantidades pendientes de recepción, teniendo en cuenta los documentos ya relacionados con la orden.
Antes de validar el documento, comprueba los productos propuestos, selecciona el almacén e indica las cantidades realmente recibidas. Puedes modificar las cantidades sugeridas si la entrega del proveedor no coincide con lo pedido.
Selección del almacén
Cada documento Recepción de productos registra la entrada de mercancías en un solo almacén. Selecciona el almacén donde se recibe físicamente la mercancía.
Si la empresa trabaja con varios almacenes, las existencias pueden trasladarse posteriormente entre ellos mediante un documento de traslado de existencias. No es necesario registrar como recepción del proveedor un traslado interno entre almacenes.
Celdas de almacén
Si el almacén utiliza celdas, debes indicar la celda de destino al registrar la recepción, antes de validar el documento.
Una forma de organizar el trabajo es utilizar una zona o celda de recepción. Las mercancías se registran inicialmente allí y, después, se trasladan a las celdas de almacenamiento correspondientes mediante documentos de traslado de existencias.
De este modo, la entrada desde el proveedor y la distribución interna de los productos se registran como operaciones distintas.
Control por lotes
Cuando un producto se controla por lotes, es necesario indicar el lote correspondiente antes de validar la recepción.
Si resulta difícil obtener el número de lote del proveedor, pero necesitas o consideras conveniente realizar un seguimiento por lotes, puedes utilizar la opción «Crear automáticamente el lote al entrar o fabricar».
Esta opción se configura en el tipo de producto utilizado para el seguimiento por lotes, que se indica en la ficha del producto. Permite crear automáticamente un lote al registrar la entrada o fabricación, sin depender de disponer del número de lote del proveedor.
La configuración de lotes, celdas y traslados de existencias se desarrollará en la documentación de Almacén.
Recepciones parciales y diferencias
Una Orden de compra puede recibirse por completo o mediante varias recepciones parciales.
Por ejemplo, si has pedido 100 unidades y recibes 80, registra las 80 unidades realmente recibidas. La Orden de compra mostrará las 20 unidades pendientes.
Cuando crees otra recepción a partir de esa orden, el programa propondrá las cantidades que todavía estén pendientes.
Si las cantidades recibidas son superiores o inferiores a las solicitadas, las diferencias se reflejan en el estado de recepción de la orden. Puedes consultar el detalle por productos en el informe «Órdenes de compra».
Los estados y el informe se explican en el artículo Orden de compra.
Relación con la Factura recibida
A partir de una Recepción de productos puedes crear una Factura recibida.
Inicialmente, la factura contiene exclusivamente los productos y las cantidades de esa recepción. Después puedes modificar su contenido para reflejar el documento del proveedor, por ejemplo, cambiando cantidades o precios o añadiendo otros productos, servicios o gastos.
Conviene distinguir:
- Orden de compra: lo solicitado al proveedor.
- Recepción de productos: lo que ha entrado físicamente en el almacén.
- Factura recibida: lo que ha facturado el proveedor.
Estas operaciones se controlan por separado. Una compra puede estar completamente recibida y seguir pendiente de facturación, total o parcialmente.
Para registrar y comprobar las facturas del proveedor, consulta Registro de gastos — Factura recibida.
Operaciones de recepción de productos
El documento permite seleccionar dos operaciones:
- Recepción del proveedor: registra la entrada de productos suministrados por un proveedor.
- Devolución del cliente: registra la entrada de productos devueltos por un cliente y forma parte del proceso de ventas.