Orden de compra
La Orden de compra permite planificar las adquisiciones de productos y servicios y controlar su ejecución.
En ella se registran los productos y servicios solicitados al proveedor, las cantidades, los precios acordados y las condiciones de pago.
A medida que se crean los documentos relacionados, la Orden de compra permite comprobar:
- qué productos se han recibido y cuáles están pendientes de recepción;
- qué importe se ha facturado;
- qué importe se ha pagado;
- si existen diferencias entre lo solicitado, lo recibido y lo facturado.
La Orden de compra reúne la información de la operación y permite seguir su ejecución. Por sí misma, no sustituye a la Factura recibida ni a los documentos de pago.
Cuándo utilizar una Orden de compra
Puedes utilizar una Orden de compra cuando necesites:
- registrar los productos o servicios solicitados a un proveedor;
- acordar precios y condiciones antes de recibir la factura;
- planificar compras que se realizarán en varias etapas;
- controlar recepciones y facturaciones parciales;
- registrar pagos anticipados;
- consultar el estado general de una compra.
La Orden de compra es especialmente útil cuando necesitas controlar por separado lo solicitado, lo recibido, lo facturado y lo pagado.
En operaciones sencillas, como la contratación de un servicio puntual o el registro de un gasto habitual, puedes crear directamente una Factura recibida sin utilizar una Orden de compra.
Creación de una Orden de compra
Al crear una Orden de compra, indica los datos generales de la operación:
- Proveedor.
- Contrato, si se utiliza.
- Fecha de la orden.
- Moneda de la operación, si se utiliza la contabilidad de varias monedas.
- Condiciones de pago acordadas con el proveedor.
- Otros datos necesarios para la operación.
Después, añade los productos y servicios que deseas adquirir.
Cuando utilizas un contrato con el proveedor, determinados datos pueden completarse automáticamente a partir de sus condiciones, incluido el tipo de precio.
Comprueba las cantidades, los precios, los impuestos y las condiciones de pago antes de continuar. Estos datos servirán de referencia para los documentos relacionados.
Productos y servicios
Una Orden de compra puede incluir productos, servicios o ambos.
Para cada línea, selecciona el producto o servicio e indica la cantidad solicitada.
Los principales datos son:
- Producto o servicio.
- Cantidad.
- Unidad de medida.
- Precio.
- Tipo impositivo.
- Importe.
Algunos valores se completan automáticamente a partir de la ficha del producto o servicio o del tipo de precio seleccionado.
Productos
Si está activada la gestión de almacén, puedes registrar la entrada física de productos mediante documentos de Recepción de productos.
La Orden de compra permite controlar las cantidades recibidas y las pendientes de recepción.
Servicios
La adquisición de servicios no requiere documentos de recepción de mercancías.
Los servicios incluidos en la Orden de compra pueden registrarse posteriormente en una Factura recibida.
Precios
Los precios pueden introducirse manualmente o completarse automáticamente según el tipo de precio seleccionado.
El tipo de precio puede establecerse directamente en la Orden de compra o completarse a partir del contrato con el proveedor.
El programa utiliza los precios correspondientes al tipo seleccionado, siguiendo el mismo mecanismo que en las Órdenes de venta.
Si los precios cambian, puedes volver a seleccionar el tipo de precio para obtener los valores correspondientes a la fecha de la orden.
Antes de continuar, comprueba que los precios coincidan con las condiciones acordadas con el proveedor.
Recepción de productos
Si utilizas la gestión de almacén, puedes crear una Recepción de productos a partir de la Orden de compra.
El programa propone automáticamente los productos y las cantidades pendientes de recepción, teniendo en cuenta las recepciones ya relacionadas con la orden.
Antes de guardar el documento, puedes modificar las cantidades propuestas.
La recepción puede realizarse completamente o en varias entregas parciales.
Cada recepción relacionada actualiza el estado de la Orden de compra. Esto permite comprobar si los productos se han recibido por completo, parcialmente o con diferencias respecto a las cantidades solicitadas.
También puedes crear una Factura recibida a partir de una Recepción de productos. Inicialmente, la factura incluirá los productos y las cantidades de esa recepción, pero podrás modificar su contenido.
Si la gestión de almacén está desactivada, los documentos de almacén no están disponibles y la Orden de compra no muestra el estado de recepción. El seguimiento de facturación y pagos sigue estando disponible.
El registro de recepciones, la selección del almacén y los movimientos de existencias se explican en el artículo Recepción de productos.
Facturación
A partir de una Orden de compra puedes crear una o varias Facturas recibidas.
Al crear una factura, el programa propone automáticamente las cantidades y los importes pendientes de facturación, teniendo en cuenta las facturas ya relacionadas con la orden.
Esto permite registrar:
- una factura por toda la compra;
- varias facturas parciales;
- facturas correspondientes a distintas etapas de la operación.
Antes de registrar la factura, comprueba que sus datos coincidan con el documento recibido del proveedor.
Las cantidades, los precios y los importes facturados pueden diferir de los indicados en la Orden de compra. Estas diferencias se reflejan en el estado de facturación y pueden analizarse mediante el informe Órdenes de compra.
La recepción de productos y la facturación se controlan por separado. Por ejemplo, una orden puede estar completamente recibida, pero solo parcialmente facturada.
La Orden de compra no sustituye a la Factura recibida. El registro contable y fiscal de la adquisición se realiza mediante los documentos correspondientes.
Pagos
La Orden de compra permite controlar los importes pagados al proveedor.
Los pagos pueden registrarse antes o después de recibir la factura.
A partir de una Orden de compra puedes crear un documento de pago que queda vinculado directamente con ella.
Esto permite registrar anticipos y tenerlos en cuenta en el seguimiento de la operación.
El estado de pago se calcula a partir de los pagos registrados y relacionados con la orden, incluidos los vinculados a sus facturas.
Los procedimientos de registro y vinculación de pagos se describen en la documentación de Pagos.
Control de la ejecución de la operación
Para controlar una Orden de compra puedes utilizar:
- los estados de la lista de órdenes;
- el informe Órdenes de compra;
- los documentos relacionados con la operación.
Estados de la Orden de compra
La lista de Órdenes de compra muestra indicadores independientes para controlar la recepción, la facturación y el pago.
| Icono | Significado |
|---|---|
 | No recibido, no facturado o no pagado. |
 | Recibido, facturado o pagado parcialmente. |
 | Recibido, facturado o pagado completamente. |
 | Recibido, facturado o pagado en exceso. |
 | Existen simultáneamente cantidades o importes pendientes y excesos respecto a la orden. |
Los indicadores se actualizan automáticamente según los documentos relacionados con la Orden de compra.
Por ejemplo, si solicitas 100 unidades de un producto y recibes 80, el estado de recepción mostrará que la operación está completada parcialmente.
Si las cantidades recibidas o facturadas superan las solicitadas, el sistema reflejará la diferencia correspondiente.
Informe «Órdenes de compra»
El informe Órdenes de compra permite analizar detalladamente la ejecución de las órdenes.
Puedes utilizarlo para comparar:
- las cantidades e importes solicitados;
- los productos recibidos y pendientes de recepción;
- los importes facturados y pendientes de facturación;
- los importes pagados y pendientes de pago.
El informe permite identificar diferencias en el detalle por productos y comprobar qué parte de cada operación sigue pendiente.
Es especialmente útil cuando una orden se ejecuta mediante varias recepciones, facturas o pagos.
Documentos relacionados
La relación entre los documentos permite consultar las distintas etapas de una compra.
A partir de una Orden de compra pueden crearse:
- Recepciones de productos, cuando está activada la gestión de almacén.
- Facturas recibidas.
- Documentos de pago.
A su vez, desde una Recepción de productos puedes crear una Factura recibida.
Estas relaciones permiten conservar la información de la operación y facilitar su seguimiento.
Modificación y finalización de la Orden de compra
Si cambian las condiciones acordadas con el proveedor, puedes modificar la Orden de compra para reflejar las nuevas cantidades, precios o productos solicitados.
Los estados de la orden permiten comprobar cómo se relacionan los documentos registrados con las condiciones actuales.
Una compra puede considerarse completada cuando se han recibido los productos correspondientes, se ha registrado la facturación y se han efectuado los pagos acordados.
Cuando no se utiliza la gestión de almacén, el seguimiento se realiza mediante los estados de facturación y pago.