Заказ поставщику
Заказ поставщику позволяет планировать приобретение товаров и услуг и контролировать выполнение закупки.
В заказе указываются товары и услуги, запрошенные у поставщика, их количество, согласованные цены и условия оплаты.
По мере регистрации связанных документов заказ позволяет контролировать:
- какие товары получены и какие еще ожидаются;
- на какую сумму зарегистрированы фактуры;
- какая сумма оплачена;
- есть ли расхождения между заказанным, полученным и отраженным в фактурах.
Заказ поставщику объединяет информацию о закупке и ходе ее выполнения. Сам по себе он не заменяет входящую фактуру или платежные документы.
Когда использовать Заказ поставщику
Заказ поставщику полезен, когда необходимо:
- зарегистрировать товары или услуги, заказанные у поставщика;
- согласовать цены и условия до получения фактуры;
- спланировать закупку, которая выполняется в несколько этапов;
- контролировать частичные поступления и частичное выставление фактур;
- регистрировать авансовые платежи;
- видеть общее состояние закупки.
Заказ особенно полезен, если требуется независимо контролировать заказанные, полученные, отраженные в фактурах и оплаченные товары и суммы.
При простых операциях, например приобретении разовой услуги или регистрации регулярного расхода, можно создать входящую фактуру непосредственно, без заказа поставщику.
Создание Заказа поставщику
При создании заказа укажите основные сведения об операции:
- Поставщик.
- Договор, если он используется.
- Дата заказа.
- Валюта операции, если используется мультивалютный учет.
- Условия оплаты, согласованные с поставщиком.
- Другие необходимые данные.
Затем добавьте товары и услуги, которые планируется приобрести.
При использовании договора с поставщиком некоторые значения могут автоматически заполняться из договора, включая тип цены.
Перед продолжением проверьте количество, цены, налоги и условия оплаты. Эти сведения будут использоваться в связанных документах.
Товары и услуги
Заказ поставщику может содержать товары, услуги или то и другое.
Для каждой строки выберите товар или услугу и укажите заказанное количество.
Основные реквизиты строки:
- Товар или услуга.
- Количество.
- Единица измерения.
- Цена.
- Ставка налога.
- Сумма.
Часть значений автоматически заполняется из карточки товара или услуги либо из выбранного типа цены.
Товары
Если складской учет включен, фактическое поступление товаров можно зарегистрировать документами Прием товара на склад.
Заказ поставщику позволяет контролировать полученное количество и остаток, ожидаемый к поступлению.
Услуги
Приобретение услуг не требует документов поступления товаров на склад.
Услуги, указанные в заказе поставщику, впоследствии можно включить во входящую фактуру.
Цены
Цены можно вводить вручную или заполнять автоматически по выбранному типу цены.
Тип цены можно выбрать непосредственно в заказе поставщику или получить из договора с поставщиком.
Программа использует цены, соответствующие выбранному типу, по тому же механизму, что и в заказах покупателей.
Если цены изменились, можно повторно выбрать тип цены, чтобы заполнить значения, действующие на дату заказа.
Перед продолжением проверьте соответствие цен условиям, согласованным с поставщиком.
Прием товаров на склад
При включенном складском учете из Заказа поставщику можно создать документ Прием товара на склад.
Программа автоматически предлагает товары и количества, еще не полученные по заказу, с учетом уже связанных с ним документов поступления.
До сохранения документа предложенные количества можно изменить.
Товары могут поступить полностью или несколькими частями.
Каждое связанное поступление обновляет состояние Заказа поставщику. Это позволяет видеть, получены ли товары полностью, частично или с расхождениями относительно заказа.
На основании документа Прием товара на склад можно также создать Входящую фактуру. Сначала в нее попадут только товары и количества из этого поступления, но затем содержание фактуры можно изменить.
Если складской учет отключен, складские документы недоступны и состояние поступления в Заказе поставщику не отображается. Контроль фактур и оплат остается доступным.
Порядок оформления поступления, выбор склада и отражение движения запасов описаны в статье Прием товара на склад.
Фактуры
На основании Заказа поставщику можно создать одну или несколько входящих фактур.
При создании фактуры программа автоматически предлагает еще не отраженные в фактурах количества и суммы с учетом документов, уже связанных с заказом.
Таким образом, можно зарегистрировать:
- одну фактуру на всю закупку;
- несколько частичных фактур;
- фактуры по отдельным этапам закупки.
Перед регистрацией сверь данные с оригиналом фактуры поставщика.
Количество, цены и суммы в фактуре могут отличаться от указанных в Заказе поставщику. Эти расхождения отражаются в состоянии фактурирования и доступны для анализа в отчете Заказы поставщикам.
Поступление товаров и регистрация фактур контролируются независимо. Например, товары могут быть получены полностью, хотя фактуры зарегистрированы только на часть закупки.
Заказ поставщику не заменяет входящую фактуру. Для бухгалтерского и налогового учета приобретения используются соответствующие документы.
Оплаты
Заказ поставщику позволяет контролировать суммы, перечисленные поставщику.
Оплата может быть зарегистрирована до или после получения фактуры.
Из Заказа поставщику можно создать платежный документ, непосредственно связанный с заказом.
Благодаря этому можно учитывать авансовые платежи при контроле выполнения закупки.
Состояние оплаты рассчитывается по зарегистрированным платежам, связанным с заказом, включая оплаты, связанные с его фактурами.
Регистрация и привязка платежей подробно описаны в документации по Оплатам.
Контроль выполнения заказа
Для контроля Заказа поставщику можно использовать:
- индикаторы состояния в списке заказов;
- отчет Заказы поставщикам;
- связанные с закупкой документы.
Состояния Заказа поставщику
В списке заказов поставщикам отображаются отдельные индикаторы поступления, регистрации фактур и оплаты.
| Значок | Значение |
|---|---|
 | Товары не получены, фактуры не зарегистрированы или оплаты нет. |
 | Получено, отражено в фактурах или оплачено частично. |
 | Получено, отражено в фактурах или оплачено полностью. |
 | Получено, отражено в фактурах или оплачено больше, чем предусмотрено заказом. |
 | Одновременно имеются недостающие количества или суммы и превышения по другим позициям относительно заказа. |
Индикаторы обновляются автоматически по связанным с заказом документам.
Например, если заказано 100 единиц товара, а получено 80, индикатор поступления покажет частичное выполнение.
Если полученное или отраженное в фактурах количество превышает заказанное, программа покажет соответствующее расхождение.
Отчет «Заказы поставщикам»
Отчет Заказы поставщикам позволяет подробно анализировать выполнение заказов.
В нем можно сравнить:
- заказанные количества и суммы;
- полученные товары и остаток к поступлению;
- суммы, отраженные в фактурах, и суммы, еще не отраженные;
- оплаченные суммы и остатки к оплате.
Отчет позволяет выявлять расхождения по отдельным товарам и определять, какая часть операции остается невыполненной.
Это особенно полезно, если по одному заказу оформлено несколько поступлений, фактур или оплат.
Связанные документы
Связи между документами позволяют проследить разные этапы закупки.
На основании Заказа поставщику можно создать:
- документы Прием товара на склад, если складской учет включен;
- Входящие фактуры;
- платежные документы.
Входящую фактуру также можно создать на основании документа Прием товара на склад.
Благодаря этим связям информация о закупке остается доступной для контроля.
Изменение и завершение Заказа поставщику
Если условия, согласованные с поставщиком, изменились, можно скорректировать Заказ поставщику: количество, цены или состав товаров.
Индикаторы состояния показывают, как уже зарегистрированные документы соотносятся с текущими условиями заказа.
Закупку можно считать завершенной, когда соответствующие товары получены, фактуры зарегистрированы и согласованные платежи проведены.
Если складской учет не используется, выполнение контролируется по состояниям фактурирования и оплаты.