Как устроен процесс закупок
Введение
Подсистема Закупки в 1C:Gestión Integral помогает организовать работу с поставщиками и связать между собой коммерческие документы, складские операции и оплаты.
Для разных закупок может потребоваться разный набор документов. Например, покупку можно оформить непосредственно входящей фактурой, без предварительного заказа поставщику. Физическое поступление товаров и регистрация фактуры — разные операции.
Общая схема процесса
На схеме показаны основные документы и варианты работы с товарами, услугами, возвратами и оплатами.
Основные документы и операции
Договор с поставщиком
Договор фиксирует согласованные с поставщиком условия и служит основанием для работы с ним. Не для каждой закупки необходим отдельный договор.
Заказ поставщику
Заказ поставщику содержит перечень заказанных товаров или услуг и позволяет организовать закупку до поступления товаров или регистрации фактуры.
Прием товара на склад
Прием товара на склад регистрирует фактическое поступление товаров. Важно отличать складскую операцию от регистрации фактуры: первая отражает движение запасов, вторая — приобретение.
При закупке услуг физического поступления товаров нет.
Входящая фактура
Входящая фактура регистрирует фактуру поставщика и суммы приобретенных товаров или услуг. Ее можно оформить без предварительного заказа поставщику.
Регистрация фактуры и оплата — отдельные операции. Это позволяет контролировать задолженность перед поставщиком.
Оплата поставщику
Оплата регистрируется финансовыми документами, например Списание с банковского счета, Расходный кассовый ордер или Списание с криптосчета. Связь оплат с фактурами позволяет контролировать остаток задолженности.
Возвраты и корректировки фактур
Возврат товара поставщику отражается операцией Возврат поставщику документа отгрузки товара со склада. Если требуется исправить ранее зарегистрированную фактуру, используется Корректировка входящей фактуры.
Это разные операции: одна отражает физическое движение товара, другая — исправление фактуры.
Интеграция с AEAT
Схема также показывает интеграцию с SII. Ее использование зависит от налоговых обязательств и настроек организации.
Типовые сценарии
Закупка с заказом и приемкой
Договор с поставщиком (необязательно) → Заказ поставщику → Прием товара на склад → Входящая фактура → Оплата поставщику.
Этот сценарий позволяет отдельно учитывать заказ, фактическое поступление, фактуру и оплату.
Закупка товаров или услуг без заказа
Входящая фактура → Оплата поставщику.
Подходит для операций, которые не требуют предварительного заказа. Если товары должны поступить на склад, необходимо также отразить их прием.
Оплата до получения фактуры
Оплата поставщику → Входящая фактура.
Аванс и последующая фактура регистрируются отдельно; для правильного учета взаиморасчетов их необходимо связать.
Возврат поставщику
Возврат поставщику и, при необходимости, Корректировка входящей фактуры.
В зависимости от ситуации может потребоваться один или оба документа: для возврата товара, корректировки фактуры или обеих операций.
Контроль процесса
Для оценки состояния закупки важно отдельно учитывать, что заказано, что фактически получено, что отражено в фактурах и что оплачено. На определенный момент эти показатели могут различаться.
Связанные документы помогают анализировать каждый этап, не смешивая складское поступление, фактуру и оплату.